A Herman Miller realizou uma pesquisa sobre colaboratividade em 4 continentes para entender o que falta para o sistema acontecer
Colaboratividade

Independentemente das qualidades dos espaços colaborativos, as pessoas só vão usá-los se a cultura aprovar

A pesquisa mostrou que a colaboratividade é essencialmente espontânea e, às vezes, até um pouco caótica. Muitas vezes não é planejada e é indefinida. Em média, os eventos colaborativos são de curta duração (34% durou menos de 15 minutos e 60% foram feitos em menos de 30 minutos), e consistiram em apenas duas ou três pessoas participando e no uso de algumas ferramentas. E mais: 70% da colaboratividade acontece nas mesas. Pessoas procuram espaços de reunião quando precisam de mais privacidade, de ferramentas diferentes ou porque estão preocupados que a reunião terá tempo suficiente para que se constitua uma verdadeira ruptura com colegas ao seu redor. Se o escritório tem tudo o que precisa, vão usá-lo.

Na pesquisa de Ambiente, a Herman Miller constatou que salas com ferramentas tecnológicas são usadas 5 vezes mais do que as sem. As pessoas estão cada vez mais usando telas planas como uma ferramenta colaborativa e não apenas para apresentações. Isto se aplica de forma mais ampla. Computação ‘em nuvem’ permite o acesso a aplicativos corporativos e documentos a partir de qualquer computador que tenha acesso à Internet. Quando o conteúdo pode ser retirado a partir da nuvem em qualquer lugar, as pessoas vão simplesmente levar um dispositivo de entrada pequena. O estudo mostra ainda que as estações de trabalho não são ocupadas 60% do tempo, e em todos os setores e escritórios privados estão desocupadas 77% do tempo. Sabendo disso, algumas empresas, especialmente no Reino Unido, estão reduzindo a quantidade de espaço dedicado às estações de trabalho atribuídas e aumentando o espaço colaborativo.

O cenário de trabalho em rápida evolução deixou muitas pessoas e empresas fora de sincronia e com suas necessidades profundamente não satisfeitas. Muitos locais de trabalho são – se não literalmente, então figurativamente – de outra era. Trabalhando com especialistas e líderes no mundo todo, a Herman Miller chegou ao conceito do Living Office.

Colaboratividade

O resultado é uma abordagem diferente na gestão de pessoas e seu trabalho, das ferramentas e produtos que permitem tal trabalho, e os lugares onde as pessoas se juntam para fazê-lo. Foram identificados 10 modos de trabalho, sendo 07 deles espaços para trabalhos em grupo e os outros 3 para trabalhos individuais, o que compra a ‘era da colaboratividade’. Não há uma solução pronta, que sirva para todos os casos para obter um ambiente de trabalho excelente. Cada Living Office é único, com base nos diferentes objetivos, características e atividades de seus habitantes e nos ingredientes de design selecionados para atender às suas necessidades.

Cultura corporativa ainda é um entrave?

Independentemente de como os espaços colaborativos são bonitos e funcionais, as pessoas não vão usá-los a menos que a cultura aprove. As pessoas devem sentir que têm permissão para permanecer em áreas informais de colaboratividade e que vem observando como outras pessoas, especialmente gerentes e executivos, usam ou ignoram essas áreas. Nessa pesquisa, observou-se que as pessoas entram em áreas de café incluídas no projeto especificamente para fomentar a colaboratividade, tomar um café e depois sair. A sala de fazer cópias de arquivos é um viveiro natural de colaboratividade informal, embora ninguém nunca pretendesse usá-la para esse fim. Isso porque a combinação de fazer cópias e ter que esperar a sua vez de usar a máquina dá às pessoas a permissão para relaxar e interagir.

Muitas empresas estão incentivando a colaboratividade, mas algumas empresas de ponta (incluindo IBM, Citibank, e Kaiser Permanente) estão se tornando “as empresas colaborativas”, incorporando a colaboratividade de formas específicas ao nível do processo.

Uma divisão que foi particularmente rigorosa na criação de “comunidades colaborativas” viu as taxas de erro caírem 75% em seis anos e um aumento anual de 10% na produtividade. Esse tipo de sucesso depende de quatro coisas: desenvolvimento e construção de um propósito comum, cultivar uma ética de contribuição, o desenvolvimento de processos que permitem às pessoas trabalhar em conjunto em projetos flexíveis, mas disciplinados, e a criação de uma infraestrutura em que a colaboratividade é valorizada e recompensada.

Embora muitas organizações vejam a colaboratividade como um objetivo digno, as empresas progressistas as veem como um trampolim para algo maior e ainda mais valioso, a “co-criação” com clientes e fornecedores. Uma pesquisa com executivos mostra que as empresas colaboram com os clientes em níveis “sem precedentes”. A tecnologia está tornando isso mais fácil, mas o escritório pode ser o lugar ideal para estabelecer relações de longo prazo, proporcionando um lugar para as pessoas colaborarem e construírem a confiança antes de passarem essas colaborações para o espaço digital.

Embora a colaboratividade possa acontecer em qualquer lugar, não é algo fácil de fazer acontecer nas organizações. Depende da cultura organizacional: que tipo de comportamento é permitido e recompensado dentro da organização? É dependente do layout e design da instalação: existe algum lugar por perto que é um pouco particular? E ainda: é dependente da tecnologia. São espaços equipados com as ferramentas necessárias para começar o trabalho feito?

Brian Green, pesquisador sênior da Herman Miller, que liderou esta pesquisa, compara o comportamento da colaboratividade para promover o processo de mistura de música em uma mesa de som. “Às vezes, a organização é culturalmente favorável à colaboratividade, mas o espaço é um obstáculo e não há espaços para grupos suficientes para atender essa demanda”, diz Green. “Ou talvez o espaço seja ideal para a colaboratividade, mas nunca se acostuma. Nesse caso, talvez a cultura corporativa precise de alguns ajustes. A mistura dos fatores importa muito mais do que qualquer fator individual”.

No novo cenário de trabalho, criatividade e ideias geram valores. A humanidade é a capacidade distintiva. Os processos não criam ideias, não concebem novos produtos nem mantêm relacionamentos; pessoas sim. Por extensão, os escritórios de hoje precisam atrair, alimentar, capacitar e reter o talento que gerará inovação e execução, e trazer à vida a estratégia de uma empresa. Por sua vez, eles devem oferecer às pessoas algo que não pode ser conseguido em nenhum outro lugar: uma conexão pessoal, até mesmo espiritual com o trabalho e colegas; uma plataforma para aumento na produtividade e eficiência; e uma experiência naturalmente humana de interação e criação. Esta é a visão do Living Office da Herman Miller; ver estes princípios ganharem compreensão e adoção universal enquanto ajudam pessoas, como indivíduos em empresas, a personalizar seus métodos, ferramentas e locais de trabalho, a fim de expressarem e compartilharem características e objetivos. O Living Office é um ambiente de trabalho mais natural e desejável que promove uma maior conexão, maior criatividade, maior produtividade e por fim, maior prosperidade para todos.

A Herman Miller, multinacional de mobiliário é pioneira em oferecer soluções de design para escritórios modernos. Há mais de 40 anos, com seu sistema revolucionário Action Office, que criou um novo paradigma de escritório para sua época, sempre esteve na vanguarda da inovação em praticamente todos os ambientes de trabalho, e abraçou esta nova era de mudanças e desafios como uma oportunidade, com vistas a causar um impacto profundo e positivo nas vidas das pessoas e das empresas.

Serviço:
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